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第一篇 HR人员应具备的Excel基本技能2

Chapter 1 高效输入数据2

1.1 处理文本型数字2

1.1.1 输入文本型数字的基本方法2

1.1.2 如何将数字转换为文本3

1.2 快速输入文本序列6

1.2.1 快速填充默认的文本序列6

1.2.2 使用函数快速填充文本序列6

1.2.3 输入自定义的文本序列8

1.3 快速准确输入日期和时间11

1.3.1 Excel对日期和时间的处理方式11

1.3.2 输入日期和时间的正确方法12

1.3.3 如何判断单元格的数据是否为日期和时间13

1.3.4 快速输入当前日期14

1.3.5 使用函数输入动态的当前日期和时间14

1.3.6 快速输入有规律的日期序列15

1.3.7 利用函数输入特殊的有规律的日期序列16

1.4 利用有效性准确快速输入数据16

1.4.1 Excel 2003有效性的基本使用方法16

1.4.2 Excel 2007有效性的基本使用方法19

1.4.3 快速输入规定的序列数据（案例1-1）20

1.4.4 禁止输入重复的数据（案例1-2）21

1.4.5 多重限制只能输入其他工作表的某列数据（案例1-3）22

1.4.6 保证数据记录的完整性（案例1-4）24

1.5 其他高效输入数据的小技巧25

Chapter 2 现有HR表格数据的整理与规范28

2.1 不规范表格的重新整理与组织（案例2-1）28

2.1.1 取消合并单元格并填充数据（案例2-2）28

2.1.2 多行表头表格的重新架构搭建30

2.2 高效核对数据32

2.2.1 快速圈释错误数据（案例2-3）32

2.2.2 对比分析两个表格的差异：特殊情况（案例2-4）33

2.2.3 对比分析两个表格的差异：一般情况（案例2-5）41

2.3 修改非法日期46

2.3.1 查找非法日期（案例2-6）46

2.3.2 快速批量修改非法日期（案例2-7）48

2.3.3 设置合同日期格式（案例2-8）50

2.4 数据分列和分行52

2.4.1 数据分列（案例2-9）52

2.4.2 数据分行（案例2-10）54

2.5 处理重复数据55

2.5.1 从单列数据中找出重复的数据并用颜色标识出来（案例2-11）55

2.5.2 从多列数据中找出重复的数据并用颜色标识出来（案例2-12）56

2.5.3 从有重复数据的区域中整理出没有重复的数据清单（案例2-13）57

2.6 其他数据整理技巧60

2.6.1 复制可见单元格数据60

2.6.2 对单元格区域数据进行批量修改61

2.6.3 将工作表或者指定区域的所有公式错误值删除62

2.6.4 将行、列数据进行对调62

2.6.5 快速删除工作表中所有的图形对象63

Chapter 3 设计科学、高效的HR管理表单64

3.1 认识两类基本的Excel表格64

3.1.1 报告型表格64

3.1.2 清单型表格65

3.2 设计表格的基本原则66

1．设计目标要明确66

2．表格结构要合理66

3．表格界面要整洁美观66

4．可以重复使用和共享66

5．报告型表格的设计原则66

6．清单型表格的设计原则67

3.3 设计表格的基本方法和技巧67

1．快速准确输入数据67

2．美化表格67

3．禁止输入垃圾数据67

4．禁止别人随意插入、删除、重命名工作表67

3.4 示例研究：办公用品管理表格68

3.4.1 办公用品管理表格的基本要求68

3.4.2 设计表格结构68

3.4.3 防止输入非法日期68

3.4.4 选择输入办公用品名称和单位69

3.4.5 选择输入部门名称70

3.4.6 准确输入数量和金额70

3.4.7 设置条件格式以美化表格71

3.4.8 定义动态数据区域名称71

3.4.9 保护工作表，防止输入垃圾数据72

Chapter 4 公式基础及常用的HR函数74

4.1 创建高效计算公式74

4.1.1 巧妙使用单元格引用方式快速输入大量公式（案例4-1）74

4.1.2 如何快速准确输入嵌套函数（案例4-2）76

4.1.3 在公式中使用表达式（案例4-3）79

4.1.4 在公式中使用名称（案例4-4）（案例4-5）81

4.1.5 创建数组公式（案例4-6）（案例4-7）86

4.1.6 处理公式的错误值90

4.2 数据的逻辑判断90

4.2.1 计算工龄工资（案例4-8）91

4.2.2 判断是否正常出勤、迟到和早退（案例4-9）91

4.2.3 删除重复刷卡数据（案例4-10）92

4.3 处理日期和时间93

4.3.1 处理动态日期和时间94

4.3.2 拆分日期94

4.3.3 合并日期94

4.3.4 确定一段时间之后或之前的日期95

4.3.5 判断是星期几96

4.3.6 判断日期是某年的第几周97

4.3.7 计算时间97

4.3.8 关于合同管理中的几个问题98

4.4 处理文本98

4.4.1 从文本字符串中取出部分字符（案例4-11）98

4.4.2 合并多个文本（案例4-12）100

4.4.3 清理文本的特殊元素101

4.4.4 文本函数综合应用：从身份证号码中提取信息（案例4-13）101

4.5 查找数据103

4.5.1 使用MATCH/INDEX函数进行精确查询（案例4-14）103

4.5.2 使用VLOOKUP/HLOOKUP函数进行精确查询（案例4-15）104

4.5.3 使用VLOOKUP/HLOOKUP函数进行模糊查询（案例4-16）（案例4-17）105

4.5.4 多列数据查询问题（案例4-18）107

4.5.5 从多个数据区域中查询数据（案例4-19）107

4.5.6 问题研究：如何从有重名重姓的数据区域中查询数据（案例4-20）108

4.5.7 实用的多条件查询工具：Microsoft Query109

4.5.8 利用查找函数建立动态的滚动查询表模板（案例4-21）（案例4-22）112

4.5.9 利用查找函数建立动态的滚动汇总表模板（案例4-23）114

4.6 计数与求和116

4.6.1 简单条件下的计数：统计在职和离职人数（案例4-24）116

4.6.2 复杂条件下的计数：员工信息的多维度分析（案例4-25）118

4.6.3 简单条件下的求和（案例4-26）120

4.6.4 复杂条件下的求和（案例4-27）121

4.6.5 多项目汇总求和122

4.6.6 复杂条件下的求极值（案例4-28）122

Chapter 5 快速汇总多个工作表数据125

5.1 使用函数125

5.1.1 使用函数汇总个数不定的工作表数据（案例5-1）125

5.1.2 使用函数汇总几个有关联的工作表数据（案例5-2）128

5.2 使用合并计算工具129

5.2.1 Excel 2003的操作方法（案例5-3）129

5.2.2 Excel 2007的操作方法133

5.3 使用多重合并计算数据区域的数据透视表133

5.3.1 Excel 2003的操作方法（案例5-4）133

5.3.2 Excel 2007的操作方法139

5.4 使用导入数据＋SQL语言141

5.4.1 Excel 2003的操作方法（案例5-5）142

5.4.2 Excel 2007的操作方法146

5.5 使用Microsoft Query工具（案例5-6）150

5.6 汇总多个工作簿数据154

Chapter 6 用图表展示HR管理中的问题155

6.1 绘制图表的基本方法155

6.1.1 Excel 2003绘制图表的基本方法155

6.1.2 Excel 2007/2010绘制图表的基本方法155

6.2 使用组合图表和变形图表表达多维信息156

6.2.1 同比增长分析图表（案例6-1）156

6.2.2 业绩达成率分析图表（案例6-2）158

6.2.3 显示变化区间的浮动变化图（案例6-3）160

6.3 使用动态图表灵活分析数据161

6.3.1 绘制动态交互图表的基本原理162

6.3.2 关于窗体控件（表单控件）162

6.3.3 常用表单控件的功能和控制属性163

6.3.4 绘制动态交互图表的辅助绘图区域方法（案例6-4）165

6.3.5 Excel 2007/2010中动态图表的一大缺陷167

第二篇 Excel人力资源应用170

Chapter 7 招聘管理170

7.1 应聘人员基本信息管理170

7.1.1 建立应聘人员基本信息表（案例7-1）170

7.1.2 应聘人员信息筛选分析172

7.2 招聘面试信息管理（案例7-2）173

7.2.1 面试评估表结构设计174

7.2.2 使用有效性控制数据的输入174

7.2.3 使用单选按钮对应聘人员的各方面进行评价175

7.2.4 计算评价结果178

7.2.5 保护工作表178

7.2.6 打印面试评估表179

7.2.7 自动保存面试评估结果179

7.2.8 系统完善：与应聘人员基本信息结合（案例7-3）182

7.2.9 筛选分析面试评估信息185

Chapter 8 培训管理186

8.1 制作新员工培训计划表（案例8-1）186

8.1.1 制作培训计划表186

8.1.2 在Excel 2003中制作培训计划图187

8.1.3 在Excel 2007中制作培训计划图193

8.2 设计培训评估表（案例8-2）196

8.3 培训信息管理（案例8-3）197

8.3.1 设计员工信息管理表格198

8.3.2 设计课程信息管理表格198

8.3.3 设计培训信息管理表格200

8.3.4 利用数据透视表编制各种统计汇总分析报表205

8.3.5 设计一个系统管理界面，便于操作管理207

Chapter 9 员工信息管理209

9.1 建立员工基本信息表209

9.1.1 设计员工基本信息表格结构209

9.1.2 表格固定数据的输入210

9.1.3 通过身份证号码自动输入员工相关信息210

9.1.4 计算动态年龄210

9.1.5 计算动态工龄210

9.2 编制员工信息统计分析月报（案例9-1）211

9.2.1 编制员工属性情况表211

9.2.2 编制月度人员增减汇总表212

9.2.3 编制月度员工流失率统计表212

9.3 员工信息的多维度动态分析（案例9-2）214

9.3.1 创建基本的数据透视表214

9.3.2 分析在职员工的男女构成215

9.3.3 分析在职员工的年龄构成215

9.3.4 分析在职员工的工龄构成216

9.3.5 分析在职员工的文化程度构成216

9.3.6 分析离职原因217

9.4 用图表更加直观地分析员工信息（案例9-3）219

9.4.1 员工男女构成分析图219

9.4.2 员工年龄分布图（案例9-4）224

9.4.3 员工流动分析图（案例9-5）224

Chapter 10 合同管理229

10.1 试用期合同管理229

10.1.1 计算试用期到期日（案例10-1）229

10.1.2 试用期提前提醒（案例10-2）230

10.2 正式合同管理232

10.2.1 不规范的合同管理表格232

10.2.2 设计合同管理表格232

10.2.3 计算合同到期日（案例10-3）233

10.2.4 合同提前提醒（案例10-4）（案例10-5）233

Chapter 11 考勤与休假管理236

11.1 完整月份的考勤管理（案例11-1）236

11.1.1 设计完整月份的动态考勤表236

11.1.2 制作完整月份日常考勤的月汇总表239

11.1.3 设计辅助区域，以备进行考勤统计汇总分析240

11.1.4 复制工作表，得到全年12个月的日常考勤表和月汇总表241

11.1.5 制作各种考勤汇总统计报表241

11.2 跨月份的考勤管理（案例11-2）246

11.3 请假统计与分析（案例11-3）246

11.3.1 利用函数进行请假统计与分析247

11.3.2 利用数据透视表进行请假统计与分析248

11.3.3 请假记录表格的改进（案例11-4）249

11.4 计算加班时间250

11.4.1 计算每周的加班时间（案例11-5）250

11.4.2 分类计算工作日、双休日和国家法定节假日的加班时间（案例11-6）（案例11-7）252

11.5 休假管理254

11.5.1 关于工龄的计算（案例11-8）254

11.5.2 计算国家法定年休假天数（案例11-9）255

11.5.3 根据社会工龄和公司工龄计算年休假天数（案例11-10）256

11.5.4 根据工龄和岗位级别计算年休假天数（案例11-11）257

11.5.5 根据员工请假条的起止日期确定休假天数（案例11-12）258

11.5.6 年假动态管理表格（案例11-13）259

Chapter 12 薪酬管理与统计分析263

12.1 计算个税的几个实用公式（案例12-1）263

12.1.1 使用IF函数264

12.1.2 使用数组公式264

12.1.3 使用查找函数265

12.1.4 使用自定义函数265

12.1.5 将自定义函数设置成加载宏，在任何工作簿上都能使用268

12.2 根据税后工资反算税前工资和个税（案例12-2）271

12.2.1 根据税后工资反算税前工资271

12.2.2 根据税后工资反算个税272

12.3 建立工资清单工资表（案例12-3）272

12.4 制作打印工资单273

12.4.1 制作打印工资条（案例12-4）273

12.4.2 制作打印工资表（案例12-5）277

12.4.3 制作打印工资保密信封279

12.4.4 群发工资条邮件280

12.5 填报代扣代缴个人所得税报告表280

12.5.1 代扣代缴个人所得税报告表格式280

12.5.2 填报代扣代缴个人所得税报告表（案例12-6）281

12.6 工资统计分析（案例12-7）282

12.6.1 全年工资汇总283

12.6.2 全方位统计每个部门和岗位的工资分布284

12.6.3 统计分析全年各月的工资变化296

12.6.4 制作社会保险汇总表299

12.6.5 制作住房公积金汇总表300

12.6.6 制作每个员工的全年个人所得税汇总表300

12.6.7 制作每个员工的全年工资明细表301

12.6.8 制作工资的四分位分析图302

12.7 人工成本滚动分析模板（案例12-8）306

12.7.1 人工成本的构成306

12.7.2 制作人工成本滚动汇总表307

12.7.3 制作动态的人工成本分析图308