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第一章 秘书基本素养和技能1

第一节 秘书应具备的素质1

一、政治素质1

二、职业道德1

三、知识素质2

四、智力素质2

五、能力素质3

六、心理素质4

第二节 秘书应具备的基本技能5

一、起草文稿5

二、校对6

三、记录及录音整理7

四、打字及电脑文字输入9

五、办公自动化应用须知10

第二章 秘书职位分类与岗位设置14

第一节 职位分类14

一、职位分类的含义14

二、职位分类的重要性15

三、职位分类的程序15

四、职位调查的方法16

第二节 工作岗位设置16

一、岗位设置的含义16

二、设置岗位的结构17

三、岗位分类17

四、岗位设置18

五、岗位评价19

第三章 秘书文书、档案管理工作21

第一节 文书管理工作概述21

一、文书的含义21

二、文书的特点21

三、文书工作的含义22

四、文书工作的特点22

五、文书管理工作的任务23

六、公文行文制度24

第二节 公文的撰写25

一、公文主旨的确立和表现25

二、公文材料的选取和使用26

三、公文结构和安排28

四、公文的表述方式30

五、公文的语言运用32

第三节 收文处理工作规范33

一、收文处理工作概述33

二、收文处理工作的内容33

三、签收34

四、拆封35

五、收文登记注意事项35

六、拟办37

七、批办39

八、分发文件注意事项39

九、组织文件传阅40

十、收文承办工作41

十一、收文催办工作42

十二、收文办复工作44

十三、来文收集工作44

第四节 发文处理工作规范45

一、发文处理工作概述45

二、拟稿46

三、文稿送请部门领导审阅48

四、组织文稿会签48

五、核稿48

六、公文签发49

七、编制发文字号52

八、公文印制53

九、公文加印53

十、公文发放54

十一、公文注办55

第五节 文书立卷55

一、应立卷的文书材料55

二、文书立卷的程序56

三、卷内文件目录登记57

四、文件的存放58

五、文书的销毁58

第六节 档案管理工作概述59

一、档案的含义及特点59

二、档案管理工作的内容60

三、档案管理工作的性质61

第七节 档案收集与整理工作62

一、档案收集工作的作用62

二、档案收集工作的内容63

三、档案收集工作的要求63

四、档案收集工作的特性64

五、档案整理工作的内容64

六、档案整理工作的重要性65

七、档案整理工作的原则65

八、文书档案的整理方法67

第八节 档案收集整理与保护69

一、全宗类档案管理规范69

二、档案收集标准管理规范75

三、档案保护的含义78

四、档案保护的任务78

五、档案保护的方法80

第四章 秘书会务、督查工作82

第一节 会议工作概述82

一、会议的含义及类型82

二、会议的特点85

第二节 会前准备工作85

一、确定会议名称85

二、确定会议时间86

三、确定会议地点86

四、确定与会人员86

五、确定会议议题87

六、制发会议通知87

七、确定会议议程、日程与程序88

八、组织会议报到89

九、拟制会议编组名单90

十、准备会议文件90

第三节 会议管理工作规范90

一、会议管理方法90

二、会议期间的组织服务工作91

第四节 会后事项处理工作规范93

一、整理会议记录93

二、印发会议纪要93

三、安排与会人员离会93

四、会议文件立卷归档94

五、会议决定事项的传达94

六、会议决定事项的催办95

七、会议新闻报道95

八、会议财务决算96

九、总结会议工作96

第五节 督查工作概述97

一、督查工作的含义97

二、督查工作的作用与原则97

三、督查工作的程序99

四、督查工作的方法100

五、督查工作的内容105

六、督查工作的基本要求106

第六节 督查工作规范107

一、狠抓督查工作队伍建设107

二、建立健全督查工作网络108

三、督查工作的目标管理109

四、建立健全督查工作制度109

第七节 督查工作的技巧111

一、督查报告的写作技巧111

二、查办催办的技巧111

三、专项查办的技巧113

四、跟踪督查的技巧113

第五章 秘书人际关系、外事工作114

第一节 人际关系工作概述114

一、人际关系的含义114

二、人际关系与社会角色关系114

三、办公室人际关系的类型115

四、办公室人际关系的形态116

第二节 人际信心和言语116

一、人际信心的含义116

二、提高人际信心应注意的问题116

三、办公室人际交往的心理障碍117

四、人际关系的改善方法117

五、人际言语类型118

第三节 办公室内部相处技巧119

一、与上级相处的技巧119

二、与下属相处的技巧119

三、与同事相处的技巧121

四、与异性相处的技巧121

五、与各职能部门关系的处理技巧122

六、与系统外部关系的处理技巧122

第四节 外事工作概述123

一、外事工作的含义123

二、外事工作的地位和性质123

三、外事秘书守则124

四、外事活动仪式124

第五节 外事邀请、接待工作126

一、邀请前的准备126

二、接待准备127

三、礼宾礼仪规范127

四、参观游览与观看演出130

五、生活保卫要求131

第六节 外事洽谈、出访工作131

一、外事洽谈的特点131

二、意向性洽谈132

三、签约性洽谈134

四、提出派遣出国计划与确定出国人选135

五、申领出国护照135

六、办理出入境手续138

第六章 秘书信息沟通与协调工作139

第一节 信息沟通工作概述139

一、信息的含义及特征139

二、信息沟通的类别139

三、信息沟通工作在办公中的地位142

四、秘书与信息沟通142

第二节 信息收集工作143

一、信息收集的要求143

二、信息收集的内容144

三、信息收集的方式方法145

四、信息的整理145

五、信息的传递147

六、信息的储存148

第三节 信息沟通与输入输出管理148

一、掌握好说话的尺度148

二、准确把握谈话人表达的意见149

三、处理信息沟通障碍的技巧150

四、信息沟通联络的控制151

五、信息的输入管理153

六、信息的输出管理154

第四节 协调工作概述155

一、协调工作的含义155

二、协调工作的特点155

三、协调工作的要求156

四、协调工作的类型157

五、协调工作的方法159

六、协调工作的程序160

第五节 协调工作规范操作161

一、会议的协调161

二、计划制定工作的协调162

三、制定规范制度的协调162

四、公文处理工作的协调163

五、公务协调164

六、战略协调165

七、情况协调165

八、面商协调165

九、工作与生活关系的协调166

第六节 做好协调工作的技巧与结果166

一、协调工作的技巧166

二、机关内部人际关系的协调168

三、协调工作的语言艺术171

四、协调工作的结果173

第七章 秘书印章、印信使用与管理工作175

第一节 印章概述175

一、印章的含义175

二、印章的种类175

三、印章的作用176

四、印章的名称与印文177

第二节 印章的刻制与颁发177

一、印章的制发权177

二、印章的刻制要求178

三、印章的材料179

四、印章的颁发179

五、印章的启用179

六、印章的停用与缴销180

七、印章的存档和销毁180

第三节 印章的保管与使用181

一、印章的保管181

二、使用印章的要求181

三、使用印章的注意事项183

第四节 介绍信、凭证的管理与使用183

一、介绍信的含义与形式183

二、使用介绍信须知184

三、开具介绍信的手续184

四、介绍信的管理184

五、使用介绍信注意事项185

六、凭证的管理与使用185

第八章 秘书提案、信访工作186

第一节 议案、建议和提案概述186

一、议案、建议和提案的含义186

二、议案、建议和提案的区别187

第二节 建议和提案的办理187

一、办理建议和提案的重要性187

二、办理建议和提案的要求189

三、办理建议和提案的程序190

第三节 信访工作概述191

一、信访工作的含义及特点191

二、信访工作的原则192

三、信访工作的任务192

四、信访工作机构的设置193

五、信访人的权利和义务194

六、信访问题分类方法194

第四节 办理人民来信195

一、接收人民来信195

二、阅读人民来信195

三、人民来信的登记196

四、转办与复信196

第五节 接待群众来访197

一、要热情接待来访群众197

二、登记与归口办理来访问题198

三、恰当处理来访者反映的问题198

四、检查落实信访案件199

第六节 办理信访案件199

一、办理信访案件的含义199

二、办理信访案件的基本要求200

三、立案范围200

四、立案程序200

五、处理信访案件的程序201

六、办案应注意的问题201

七、信访档案的利用和保密201

第九章 秘书调查研究、统计工作203

第一节 调查研究工作概述203

一、调查研究的含义与类型203

二、调查研究的目的205

第二节 调查研究工作的程序206

一、调查准备工作阶段206

二、调查了解情况阶段207

三、分析研究阶段207

四、综合提炼阶段208

第三节 调查研究工作的方法208

一、实地调查法208

二、座谈会调查法208

三、综合归纳调查法209

四、抽样调查法209

五、定性、定量分析调查法211

六、比较调查法212

七、民意测验调查法212

八、统计调查法212

九、资料调查法213

第四节 调查报告的写作213

一、调查报告的特性213

二、调查报告的结构与内容213

三、调查报告的类型215

四、调查报告的语言特色215

五、调查报告的主题216

六、调查报告的选材216

七、调查报告的表现手段217

第五节 办公室统计工作的基本环节217

一、办公室统计设计工作规范217

二、办公室统计调查工作规范217

三、办公室统计整理工作规范218

第六节 办公室统计分析工作220

一、相对指标分析220

二、动态分析221

第十章 秘书值班、安全保密工作223

第一节 值班工作概述223

一、值班工作的含义223

二、值班室的职能223

三、值班工作的特性223

四、值班工作的要求224

五、值班工作的任务225

第二节 值班制度226

一、信息处理制度226

二、岗位责任制度226

三、交接班制度227

四、保密制度227

五、辅助性制度227

第三节 值班记录和常见问题的处理227

一、值班日志227

二、接待记录228

三、对假签名手印的鉴别228

四、对假凭证的鉴别228

五、对假印信的鉴别229

六、几种特殊电话的处理229

第四节 安全工作概述230

一、办公室安全工作的特点230

二、办公室安全工作的重点231

三、办公室安全工作纪律231

第五节 办公室保卫、保密工作232

一、办公室保卫工作的含义232

二、办公室保卫工作的特点232

三、办公室保卫工作的内容233

四、保卫人员的职业道德233

五、保密工作的方针234

六、保密工作的机构及职责235

七、保密工作的特点236

第六节 办公室安全保密措施237

一、文件保密措施237

二、会议保密措施238

三、通信保密措施239

四、科技保密措施240

五、宣传报道保密措施240

六、经济情报保密措施241

七、计算机保密措施241